Mεθoδολογία Εργασίας 

Διαδικασία ανάληψης νέου Έργου:
Η ανάληψη ενός νέου έργου από την HeBS είναι μία σύνθετη διαδικασία με συγκεκριμένα στάδια. Μας ενδιαφέρει οι πελάτες μας να είναι ενημερωμένοι για όλα τα στάδια αυτής της πορείας, έτσι ώστε να είναι σίγουροι για τη μεθοδικότητα και τον επαγγελματισμό μας. Σε κάθε στάδιο, ο πελάτης μπορεί να στέλνει αιτήματα στην HeBS τόσο κατ' ευθείαν στο CRM είτε μέσω του Groupdraw ώστε να δρομολογούνται στα κατάλληλα άτομα και να υλοποιούνται.


Τρόπος υπολογισμού των χρεώσεων στην HeBS:
Στην HeBS προσπαθούμε να ακολουθούμε μια διαδικασία με την οποία όλες μας οι σχέσεις με τους πελάτες μας να είναι απόλυτα διαφανείς. Αυτό κυρίως έχει μεγάλη σημασία στον τρόπο που δημιουργούμε και μεταφέρουμε χρεώσεις στους πελάτες για τις εργασίες που μας ανατίθενται. Οι χρεώσεις στον χώρο της πληροφορικής μπορεί να είναι "μαύρο κουτί", στην HeBS όμως έχουμε αποφασίσει ότι η διαφάνεια θα αποτελέσει για εμάς στρατηγικό εργαλείο διείσδυσης στην αγορά.

Στα πλαίσια αυτά, οι χρεώσεις στην HeBS χωρίζονται σε δύο μεγάλες κατηγορίες:

1.Τυποποιημένα και προ-κοστολογημένα έργα και εργασίες

2.Μη τυποποιημένα έργα και εργασίες.

Στην πρώτη κατηγορία περιλαμβάνονται συγκεκριμένα έργα τα οποία είναι σαφώς οροθετημένα ως προς το αποτέλεσμα και έχουμε δημοσιεύσει μια συγκεκριμένη τιμή. Π.χ. ένα Τυποποιημένο έργο είναι η δημιουργία μιας ιστοσελίδας βασισμένη στην μηχανή Joomla με έτοιμη μακέτα. Τα προϊόντα αυτά είναι σαφώς καθορισμένα και για τον λόγο αυτό έχουν και καθορισμένη τιμή.

Η δεύτερη κατηγορία είναι η πιο σύνθετη. Είναι εργασίες που δεν έχουν σαφώς περιγραφεί και προ-κοστολογηθεί από την HeBS και για τον λόγο αυτό δεν μπορούμε να εκδώσουμε έναν τιμοκατάλογο εργασιών. Η ευελιξία που παρέχει η πληροφορική στην ανάπτυξη επιχειρησιακών λύσεων, είναι εξ' άλλου τέτοια που η τυποποίηση εφαρμόζεται σε ελάχιστες περιπτώσεις. Τις περισσότερες φορές ο πελάτης θα βασιστεί είτε σε ένα τυποποιημένο έργο και θα ζητήσει ειδικές διαμορφώσεις ή θα κάνει κάτι εντελώς πρωτότυπο. Η διαχείριση των μη τυποποιημένων εργασιών αποτελούσε πάντοτε το αγκάθι στις σχέσεις των εταιρειών πληροφορικής με τους πελάτες τους.

Διαφάνεια στις συναλλαγές με τους πελάτες μας

Ένα από τα σημαντικότερα θέματα που αντιμετωπίσαμε στην πορεία των ετών ήταν η οριοθέτηση της σχέσης μας με τους πελάτες μας, με τέτοιο τρόπο ώστε ο κάθε πελάτης να νιώθει την άνεση να ζητά νέα έργα (όσο μικρά και μεγάλα και αν είναι) αλλά να έχει εμπιστοσύνη ότι θα πληρώσει για την εργασία που ζήτησε σε μια τιμή απόλυτα λογική.
Επίσης, σημαντικό ήταν να μπορεί να παρακολουθεί όλα τα αιτήματα που μας έχει υποβάλει, πόσο έχουν χρεωθεί και να μπορεί να παρακολουθήσει όλη την πορεία του αιτήματος (αρχικό αίτημα, επικοινωνίες, χρεώσεις, κλπ), ώστε σε έναν μελλοντικό έλεγχο να μπορεί να ανακαλέσει όλο το ιστορικό και να επιβεβαιώσει τις ενέργειες που έγιναν (δικές μας και δικές του).
Εμείς όλο αυτό το ονομάζουμε διαφάνεια συναλλαγών. Είναι ένας μηχανισμός που επιτρέπει στην HeBS να λειτουργεί σε ένα απόλυτα διαφανές και σαφές περιβάλλον ώστε ο πελάτης να νιώθει σιγουριά για το τι ζητά και τι θα στοιχίσει και η HeBS να νιώθει άνετα να χρεώνει τον πελάτη ακριβώς το ποσό για το οποίο εργάστηκε.
Ο μηχανισμός αυτός, υλοποιείται μέσα από 2+1 εργαλεία. Τα δύο (2) εργαλεία είναι βασικά στην λειτουργία του μηχανισμού ενώ ένα (1) τρίτο χρησιμοποιείται κατά περιστάσεις. Τα εργαλεία αυτά είναι:
Το εταιρικό μας CRM από την WORKetc.
Το σύστημα παρακολούθησης και διαχείρισης εργατοωρών (Manhours).
και το τρίτο συμπληρωματικό είναι το Groupdraw. Μια εφαρμογή οπτικής διαχείρισης αιτημάτων επί σχεδίων.


HeBS CRM

Tο CRM μας χρησιμοποιείται για να διαχειρίζεται όλα τα στοιχεία επικοινωνίας με τον πελάτη (αιτήματα, email επικοινωνιών, ραντεβού, έργα, στοιχεία πελατών, κλπ). Η κύρια επικοινωνία των πελατών γίνεται με την χρήση του CRM.Στο CRM αποκτούν πρόσβαση και οι πελάτες μας ώστε να μπορούν να ανακαλέσουν κάθε στοιχείο επικοινωνίας που έχει ανταλλαχθεί με την HeBS. Μπορούν επίσης να εκτελέσουν και άλλες λειτουργίες. 


Manhours - Man Hours Management Platform

Το Manhours είναι μια εφαρμογή που έχει αναπτυχθεί από την HeBS και παρακολουθεί τις χρεώσεις και πιστώσεις των πελατών. Συνδέεται με το CRM και ανταλλάσσει πληροφορίες. Οι πελάτες της HeBS αποκτούν πρόσβαση στο Manhours και μπορούν να ελέγξουν τις χρεώσεις και πιστώσεις που τους έχουν γίνει. Επίσης μπορούν να συνδεθούν στο CRM μέσω μιας χρέωσης στο Manhours και να ελέγξουν όλη την επικοινωνία από την οποία προέκυψε η χρέωση.